Getting Things Done (GTD) ist David Allens Methode der persönlichen Produktivität, die alle Verpflichtungen aus dem Kopf in ein vertrauenswürdiges externes System verlagert. Sie läuft in fünf Schritten, Erfassen, Klären, Organisieren, Überprüfen und Handeln: Einträge landen in Eingangsboxen, werden zu konkreten nächsten Aktionen, wandern in Listen wie Projekte, Warte-auf und Irgendwann/Vielleicht und kommen im wöchentlichen Review auf den Prüfstand. Die Zwei-Minuten-Regel erledigt Kleines sofort.

GTD — Getting Things Done

Details
Vollständiger Name

Getting Things Done (GTD)

Auch bekannt als

GTD, GTD nach David Allen, GTD-Methodik

Kernkonzepte:

Erfassen (Capture)

Alles, was die Aufmerksamkeit beansprucht – Aufgaben, Ideen, Verpflichtungen – wird in vertrauenswürdige externe „Eingangsboxen" gesammelt, damit nichts im Kopf gehalten werden muss

Klären (Clarify)

Jeden erfassten Eintrag verarbeiten: Ist er umsetzbar? Wenn ja, die nächste konkrete Handlung definieren. Wenn nein, löschen, zurückstellen oder als Referenz ablegen

Organisieren (Organize)

Geklärte Einträge in die richtigen Listen einordnen – Nächste Aktionen, Projekte, Warte-auf, Irgendwann/Vielleicht, Kalender – damit sie zum richtigen Zeitpunkt abrufbar sind

Überprüfen (Reflect)

Das System regelmäßig überprüfen (Wöchentliches Review), um es aktuell, vollständig und vertrauenswürdig zu halten

Handeln (Engage)

Entscheiden, welche Aktionen basierend auf Kontext, verfügbarer Zeit, Energie und Priorität ausgeführt werden

Zwei-Minuten-Regel

Wenn eine Aktion weniger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen statt verschieben

Projektliste

Jedes gewünschte Ergebnis, das mehr als eine Handlungsschritt erfordert, ist ein „Projekt" mit mindestens einer nächsten Aktion

Kontexte

Nächste Aktionen werden nach Kontext getaggt (z.B. @computer, @telefon, @besorgungen), um Aufgaben effizient zu bündeln

Vertrauenswürdiges System

Alle Verpflichtungen werden extern gespeichert, damit der Geist frei ist, sich auf das Handeln zu konzentrieren statt auf das Erinnern

Schlüsselvertreter

David Allen („Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity")

Wann zu verwenden:

  • Verwaltung einer hohen Anzahl von Aufgaben, Projekten und Verpflichtungen in Beruf und Privatleben

  • Reduzierung mentaler Belastung und Stress durch offene Schleifen (unerledigte Verpflichtungen)

  • Aufbau eines zuverlässigen persönlichen Produktivitäts- und Aufgabenmanagementsystems

  • Verbesserung der Konzentration durch Klärung konkreter nächster Aktionen anstelle vager To-do-Einträge

  • Einführung von Teams oder Einzelpersonen in strukturiertes Workflow-Management

  • Kombination mit Notizsystemen wie P.A.R.A. oder todo.txt

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